Secretaria Administrativa

Descrição da vaga

Título do Cargo:  Secretária Administrativa

A Secretária Administrativa desempenha um papel crucial na organização e na execução das atividades administrativas da empresa, atuando como a principal interlocutora entre os diversos setores e a diretoria. O objetivo principal deste cargo é assegurar a eficiência e a fluidez das operações administrativas, fornecendo suporte e assistência para garantir o bom funcionamento da empresa.

Responsabilidades:

Servir como ponto central de comunicação entre os diferentes departamentos da empresa, transmitindo informações, documentos e solicitações de forma eficaz e oportuna.

Coordenar reuniões e agendas entre os membros da equipe e outros departamentos, garantindo uma comunicação clara e eficiente.:

Prestar suporte administrativo à diretoria, auxiliando na organização de documentos, preparação de relatórios e apresentações, e na coordenação de eventos e viagens.

Coletar, compilar e verificar informações relevantes para a tomada de decisão da diretoria, garantindo a precisão e a confidencialidade dos dados.

Organizar e manter atualizados os arquivos físicos e eletrônicos da empresa, incluindo contratos, correspondências, relatórios e outros documentos administrativos.

Garantir a integridade e a segurança dos documentos, seguindo procedimentos de arquivamento e controle de acesso adequados.

Receber e direcionar visitantes, clientes e fornecedores, proporcionando um atendimento cordial e profissional.

Gerenciar ligações telefônicas, e-mails e correspondências, filtrando e encaminhando as solicitações conforme necessário.

Agendar e coordenar reuniões, eventos e viagens da equipe, providenciando reservas de salas, transporte e hospedagem quando necessário.

Manter registros atualizados de compromissos e agendas da diretoria e da equipe, garantindo pontualidade e eficiência nos compromissos.

Auxiliar em atividades administrativas diversas, como controle de estoque de materiais de escritório, processamento de despesas, e outras demandas conforme necessidade.

Colaborar com outros membros da equipe administrativa para garantir o cumprimento das metas e objetivos da empresa.

Qualificações:

Formação em Secretariado Executivo, Administração, ou áreas correlatas.

Experiência prévia em funções administrativas ou de secretariado.

Habilidades avançadas de comunicação oral e escrita.

Capacidade de organização, planejamento e gerenciamento de tempo.

Domínio de ferramentas de escritório, como Microsoft Office.

Discrição, confiabilidade e habilidade para lidar com informações confidenciais.

Informações adicionais

Salário competitivo com o mercado

Possibilidade de crescimento

Ambiente de trabalho